Account Payable: Pengertian, Peran, dan Cara Kerjanya

Sederhananya, account payable artinya laporan atau catatan utang pada suatu periode waktu yang menjadi tanggung jawab pembayaran suatu entitas bisnis. Dengan mengetahui seberapa besar utang yang perlu dibayar agar hubungan bisnis dengan mitra kerja maupun pihak lainnya tetap terjaga dengan baik.

Untuk memahami account payable dengan lebih baik, simak dulu pembahasan selengkapnya di bawah ini.

Pengertian Account Payable?

Dengan kata lain, pelaku bisnis perlu membayarkan nilai yang terutang agar dapat memenuhi kewajibannya dalam kerja sama bisnis secara profesional.

Pembayaran utang yang tercatat dalam account payable adalah sesuatu yang diatur dengan ketentuan atau kesepakatan dengan pihak terkait. Umumnya, pelaku bisnis diberikan batas waktu untuk membayar utang. Jika tidak terbayar sesuai dengan waktu yang ditentukan, maka account payable akan memperburuk liabilitas entitas bisnis.

Peran Account Payable dalam Bisnis

Terlilit utang bukanlah sesuatu yang patut dibanggakan oleh individu maupun entitas bisnis. Setelah memenuhi kebutuhan usaha dengan pinjaman yang diberikan oleh kreditur, maka sudah menjadi tanggung jawab pelaku bisnis untuk mengembalikannya sesuai dengan ketentuan.

Kewajiban pembayaran utang tersebut dapat dipenuhi dengan menjadikan account payable sebagai acuan. Secara terperinci, peran account payable adalah sebagai berikut:

1. Sebagai Reminder Pembayaran Utang

Pengelolaan account payable dapat menjadi pengingat waktu pembayaran utang. Maka dari itu, staf yang bertugas untuk mencatat utang bisnis perlu mencantumkan tanggal jatuh tempo. Dengan begitu, pihak pengelola bisnis bisa menyediakan uang untuk membayar pinjaman sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

2. Menjadi Referensi saat Audit

Audit perusahaan secara internal dan eksternal bisa dilakukan dengan lebih akurat dengan melibatkan account payable dalam data neraca keuangan. Semua data terkait dokumen dan transaksi utang tercatat pada account payable sehingga memungkinkan deteksi risiko dan risiko keuangan dengan lebih mudah.

3. Menjaga Hubungan Bisnis dengan Pemasok

Salah satu peran account payable adalah memastikan pelaku bisnis membayar utang dagang kepada pihak pemasok atau vendor sesuai dengan kesepakatan. Jika account payable staff mampu menjaga komunikasi dengan baik, maka kesepakatan bisnis yang menguntungkan dapat terwujud.

4. Memantau Manajemen Kas

Utang perusahaan memerlukan pengelolaan tersendiri. Maka dari itu, sudah menjadi tugas account payable staff untuk melakukan pemantauan kas dan memastikan tidak ada penumpukan utang yang dapat berdampak buruk pada reputasi bisnis.

Dalam hal ini, staf yang bertugas juga akan melakukan koordinasi dengan departemen lain untuk memastikan dana yang digunakan membayar utang tersedia sebelum jatuh tempo.

5. Menekan Biaya Pemrosesan Faktur

Pengelolaan bisnis besar tentunya membutuhkan catatan transaksi dan faktur yang cukup banyak setiap harinya. Dengan account payable, pemrosesan faktur dapat dikelola dengan efisien. Penggunaan sistem otomatisasi dapat membantu menghemat biaya pemrosesan faktur dalam jangka panjang.

Tugas Account Payable Staff

Pada dasarnya, account payable artinya sistem yang tidak bisa bekerja tanpa adanya individu pengelolanya. Maka dari itu, dibutuhkan staf untuk memastikan peran komponen neraca keuangan ini berjalan dengan tepat. Adapun beberapa tugas account payable staff adalah:

• Menerima faktur dari pemasok dan memastikan informasi yang tercantum akurat.

• Mencatat utang-utang yang masuk ke dalam sistem akuntansi perusahaan.

• Menjadwalkan pembayaran utang sebelum jatuh tempo agar tidak terkena denda.

• Membayar utang kepada pemasok.

• Mengomunikasikan kesalahan pada faktur atau keterlambatan pembayaran agar hubungan bisnis tetap terjalin dengan baik.

Cara Kerja Account Payable

Pada penerapannya di lingkup bisnis, cara kerja account payable meliputi beberapa langkah. Adapun penjabaran tentang prosedur account payable adalah sebagai berikut:

1. Pihak perusahaan menerima invoice yang memuat informasi-informasi di bawah ini:

• Rincian barang atau jasa yang dikirimkan kepada perusahaan.

• Nominal transaksi yang perlu dibayar oleh perusahaan.

• Tanggal jatuh tempo pembayaran.

2. Account payable staff memasukkan invoice ke dalam sistem akuntansi sebagai utang.

3. Staf melakukan verifikasi detail pesanan serta barang atau jasa yang diterima.

4. Perusahaan melakukan pembayaran kepada pemasok atau vendor.

5. Pembayaran dicatat ke dalam sistem akuntansi sehingga jumlah utang keseluruhan akan berkurang.

Perbedaan Account Payable dan Account Receivable?

Dalam dunia akuntansi, account payable dan account receivable merupakan dua komponen dalam neraca keuangan perusahaan. Namun, masing-masing komponen tersebut menangani keperluan manajemen arus kas yang berbeda.

Account payable adalah catatan yang memuat rincian terkait utang perusahaan. Sebaliknya, account receivable adalah laporan yang berisi piutang atau hak dari suatu entitas bisnis untuk menerima pembayaran dari pihak lain.

Itulah pembahasan ringkas mengenai account payable, termasuk peran, tugas, dan cara kerjanya. Tentunya, kebutuhan pembayaran utang memegang peran penting dalam manajemen keuangan bisnis. Maka dari itu, penting untuk memastikan utang terbayar sesuai tepat waktu agar kelangsungan bisnis terjamin.

Selain keuangan bisnis, kamu pun juga perlu memperhatikan keadaan finansial pribadi. Agar tidak perlu mengajukan utang untuk memenuhi kebutuhan, kamu bisa berinvestasi deposito mulai sekarang. Sistem investasinya seperti menabung, namun dengan bunga yang lebih tinggi daripada tabungan biasa.

Jika tertarik untuk investasi deposito, kamu bisa memilih investasi di DepositoBPR by Komunal. Bunganya mencapai 6,75% per tahun sehingga #LebihUntung dari investasi deposito di bank lainnya. Tidak hanya itu, penempatan deposito di BPR hingga Rp2 miliar per nasabah per bank dan dijamin oleh LPS (Lembaga Penjamin Simpanan) sehingga #LebihAman.